ラピットで業務効率が劇的に変わりました。

導入してから半年程経ちましたが、院内の業務効率はラピットを導入する前と後では劇的に変わりしたね。
先ずは受付ですが、患者様自身が診察券をかざすだけで受付業務が完結します。これだけでも全然違いますよ。受付さんが常時カウンターに居る必要がなくなりますから、患者様のご案内に集中出来ますし治療の補助をしてもらうことで、先生たちが効率よく動けるようになりました。また、今までのオペレーションだと診察券の預かって来患簿へ記入するという流れだったのでミスも多かったんです。患者様の順番を間違えたりとか…。
それも来患された順に患者様が診察券をかざしてくれるので、順番を間違えることはなくなりましたし、何より患者様達が安心してお待ちいただけるようになりました
 

ラピットは現場をよくわかっていますね。

ラピットは非常に現場の事をよくわかっていて、現場に特化したシステムですね。一言に「受付」と言っても、細かく分けると実に多くの業務があります。どこの院でも必ずあるのは「来患簿」です。フォーマットはそれぞれ異なるとしても、今日どの患者様が何時に来たのか…は必ず管理しますよね。だからどこの院でも必ず来患簿はあるのですが、ラピットはその来患簿機能も搭載しています。受付で診察券をかざした瞬間にタブレットに患者様のお名前や負担金が一目で分かるように表示されるんです。何時に来患されたか、何番目にいらっしゃったのかまで。しかも、キレイな文字で見やすいです。（笑）
一日が終わった後に来患簿を見ると、何時頃が一番混雑していか、今日はどれくらい自由診療があったのかなど、視覚的にすぐ情報が見られるのは便利ですね。システムって、現場がその機能に合わせなければ使いこなせない…と思っていたのですが、ラピットは違いました。むしろ現場の事をよく分かっていて、とてもよく出来ているなと感激しました。
 

人的ミスを大幅に減らすことが出来ました。

受付でよく起こる人的ミスといえば、さっきの患者様の順番の他に最も多いのがお会計のミスだと思います。この業界は物販と違って物を売って行うお会計ではなにのでどうしてもミスが起こりやすいのは仕方ないんですが、合わないと本当に大変なんです…(笑)
いつ、どこで、どの患者様の何が足りてなかったのか、一日の最後にそんなことし出したら、記憶を辿りながらの確認作業になるのでそれはもう地獄ですよ(笑)でもラピットの機能を使い始めてからは全くと言って良い程このようなミスが無くなりました。負担金は一度記憶させれば自動で表示されますし、自由診療は都度その場で入力することで患者様のお会計時にはお名前とボタンを一つ押せば合計金額が瞬時に分かります。後はきちんとお預かりとお渡しの際の注意だけで、中間のチェックや一日の終わりのチェック時はレジの金額と来患簿の数字合ってれいば終わりです。とてもシンプルな機能ですけど、これでも劇的に帰る時間が早くなりました。
 

分析機能で強みと弱み、次の課題を明確化できる。

ラピットの機能は現場に特化した受付支援が主体ですが、日々のデータ管理も出来るのが良いですね。特に分析データは実際開発元である整骨院で長年培われてきたものをベースとしていますので、私達もすぐに理解する事が出来ました。負担金と自費の割合や、自費の項目ごとの数字も把握出来るので日ごとや月単位で目標を決め、弱いところ強化していっています。正直、今まで日々の数字をしっかり見ていませんでしたし、自分で作るにも日々の業務で中々作れなかったので、この機能は本当に便利でありがたかったんです(笑)
 

労務環境も改善。ブラックなイメージに一石投じたい。

このラピットは受付支援や分析機能などあらゆる面で現場に特化し、現場が使いやすい「やさしい」システムです。ですが、それ以上にラピットを導入した事で得られたもの、それは現場スタッフの労務環境の改善でした。私たちの業界は他業界と比べても、労務環境は決してよくはありません。拘束時間もながく、休みも暦通りというわけにはいきません。個々のスキルが治療や院の業績を大きく左右しますから、日々の業務の他に、時間外で研修や勉強会をしたりと、必然的に残業時間が多くなってしまいます。またこの仕事は人でなければ成り立たないですから、人材の確保も重要です。その為、現場のスタッフは心身ともに疲れてしまう事が多くあります。
また、この問題から残業代や人件費など院を運営して行く上で大きな経費として重くのしかかります。ラピットを導入した理由としてはこの問題も解決できると思ったからです。受付業務の一旦を担ってくれますから、必要最低限の人数でシフトを回すことが出来るので余計な人件費をかけずに済みます。そして、患者様情報の管理や、レジの入出金額も管理出来るので、治療以外の雑務時間を大幅にカットすることで残業代も削減できます。これはすなわちスタッフ一人ひとりが遅くまで残業せず早く帰ったり、仕事以外の事に時間を使う事が出来ますし、人手不足による過度な出勤を減らし、しっかりと身体を休ませることにも繋がるんです。業界全体を見てみても、まだまだこの労務環境は重要視されていないように思いますが、世間一般的には様々なメディアで労基の問題が取り沙汰されている中、近い将来、我々の業界にも重くのしかかってくると考えています。ですから、私は少しでも早くこの問題に取り組んでいきたいと考えていました。このラピットを導入することで自分たちの院に、そして業界の労務環境に一石を投じ、より良い労働環境を作っていきたいと思います。